Ochrana osobních údajů

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou v Praze najdou zájemci v Knihovním řádu.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji

Městská knihovna v Praze zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Ten také stanoví konkrétní podmínky pro využívání jednotlivých služeb.

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pro poskytování některých služeb knihovna potřebuje znát základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského účtu, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny (rezervace prostoru, přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků), nebo online (přístup do databáze děl nedostupných na trhu).

Knihovna pro tyto účely eviduje o čtenáři jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například členství zdarma či delší výpůjční lhůta).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského účtu, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny. Prostřednictvím svého čtenářského účtu si může čtenář nastavit, které zprávy chce od knihovny e-mailem dostávat. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně, nebo si ji smazat sám prostřednictvím svého čtenářského účtu.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

Záznamy z kamerového systému

Knihovny mohou být vybaveny monitorovacím kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost hůře viditelných prostor. Takové pobočky jsou označeny piktogramem kamery na vstupních dveřích a informace je uvedena v profilu pobočky na www.mlp.cz/pobocky.

Cookies

Cookies jsou malé textové soubory, které webové stránky ukládají do vašeho prohlížeče. Obsahují informace jako vaše nastavení, nebo data nutná k funkčnosti přihlášení. Některé cookies jsou nutné k funkčnosti také tohoto webu. Více informací zde >>>

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářský účet, který je dostupný každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.mlp.cz. Čtenářský účet nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku členství, platební údaje včetně historie plateb, informace o složené záloze a zadaných rezervacích, případně další informace (zakoupené/objednané vstupenky).

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje právní oddělení knihovny.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si čtenáři mohou sami upravit ve svém čtenářském účtu (kontaktní adresa, e-mail, telefon).

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, pozvánky na akce nebo automatické potvrzení o vrácení knih. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu čtenářova členství. Členství zanikne, pokud déle než rok nevyužíváte služeb knihovny ani se nepřihlásíte ke svému čtenářskému účtu, a zároveň uplynul rok od posledního dne platnosti vašeho průkazu. Vaše osobní údaje také nesmažeme, pokud na vašem účtu evidujeme pohledávku.

Po skončení členství knihovna údaje anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny.

Údaje o peněžitých transakcích mezi MKP a čtenářem uchováváme po dobu 5 let. Údaje z kamerového systému knihovna uchovává obvykle 3 dny od pořízení záznamu. Jde-li o pobočku, která je alespoň část provozní doby otevřena v samoobslužném režimu, uchovává údaje týden. Byla-li zachycena událost, kterou je třeba prošetřit, uchovává je po dobu nezbytnou k tomuto prošetření.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů ve vlastním knihovním systému Koniáš, a nikomu je tedy za účelem správy nepředává. Osobní údaje předáváme inkasní společnosti za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn. V některých případech využíváme služby dalších poskytovatelů, např. rezervační systém Colosseum či online služby společnosti Google při přihlašování na akce knihovny. Osobní údaje, které knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře a po ověření jeho totožnosti poslat jiné osobně podle čtenářova přání.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému účtu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.